La funzionalità consente di programmare l'invio dei risultati delle analisi ad un gruppo di persone, secondo vari criteri, consentendo di automatizzare completamente sia l’invio delle anticipazioni dei risultati, sia quello dei documenti ufficiali.

E’ possibile inviare i documenti a tre tipi di soggetti:

Descrizione funzionalità dell’ interfaccia utente

Associazione di un destinatario

L’associazione di un destinatario segue lo stesso procedimento per i committenti e per le commesse.

Nel caso di un destinatario standard (utilizzabile anche da altri committenti e da altre commesse), una volta creato in Anagrafiche -> Destinatari, si può associarlo premendo dalla barra degli strumenti il pulsante Destinatari. Nella finestra visualizzata si sceglie l’ opzione Standard, si riportano i dati necessari all’ invio del documento (campo Nominativo obbligatorio) e si preme il pulsante Salva dalla barra degli strumenti. Nella tabella sottostante elencare i documenti da inviare con le relative modalità di invio. Se non si indicano i documenti da inviare il programma rileva le impostazioni delle modalità di invio dall’ anagrafica dei destinatari.

Per creare, invece, un destinatario specifico (utilizzabile solo per questo committente o per questa commessa) per il committente o per la commessa è necessario premere dalla barra degli strumenti il pulsante Destinatari. Nella finestra visualizzata si sceglie l’ opzione Specifico,  si riportano i dati necessari all’ invio del documento (campo Nominativo obbligatorio) e si preme il pulsante Salva dalla barra degli strumenti. Nella tabella sottostante elencare i documenti da inviare con le relative modalità di invio.

Criteri di determinazione dei documenti da inviare

La funzione di invio seleziona i campioni che hanno almeno un parametro in stato Validato, controlla i relativi tipi di invio dei documenti e per ognuno verifica quale destinatario è stato impostato rispettando nell’ ordine i seguenti destinatari:

A livello di commessa (da Analisi -> Accettazione -> Avanzate) si possono scegliere le seguenti opzioni:

Utilizzo della funzione di invio automatico esiti

Il sistema funziona con qualsiasi programma di posta elettronica standard (Outlook, Outlook Express, Netscape, Eudora), nonché con Lotus Notes.

La funzione di invio dei documenti è accessibile in due modi: il primo, scegliendo la voce Invio Automatico Esiti Analisi dal menu Analisi; l'altro direttamente dalla finestra di certificazione premendo il pulsante Invio Automatico Esiti nella barra degli strumenti.

Se si sceglie di avviare la funzione dalla finestra di certificazione, il programma propone una finestra nella quale si può scegliere di inviare il campione corrente, i campioni selezionati o tutti i campioni della lista, mentre nell' invio da Analisi -> Configurazione -> Invio Automatico Esiti vengono presi in considerazione tutti i campioni.

Quando i risultati di un campione vengono inviati, vengono attivati dei flag in modo che non siano considerati per i successivi invii. E' possibile impostare a mano tali flag per reinviare campioni già inviati o per escludere a priori dei campioni. Tale operazione è possibile dalla finestra di certificazione valorizzando le colonne Inv. Parziale e Inv. Completo.

I risultati dei campioni che si trovano in stato Validato e che vengono inviati tramite la funzione Invio Automatico Esiti cambiano il loro stato in Stampato, senza passare dalla Certificazione.

Se si vuole modificare il flag di inviato ad un grande numero di campioni è possibile scegliere la voce Imposta flag di inviato per i campioni dal menu Gestione Programma -> Utilità; da qui è possibile scegliere il range di campioni da modificare (selezionando data di accettazione iniziale e finale), se modificare il Parziale, il Completo o entrambi (attivando le rispettive caselle di controllo) e il valore da attribuire ad ogni flag.

Specifiche Tecniche e Configurazioni

Configurare le Modalità di Invio

Per ogni destinatario è possibile configurare uno o più invii tramite una apposita tabella. Per ogni invio si può decidere che documento mandare, con quale metodo e per quali fasi di avanzamento delle analisi. Queste selezioni si possono effettuare tramite le seguenti impostazioni:

Configurazioni Programma

Per le configurazioni del programma relative alla posta elettronica ed al fax si rimanda al documento “Invio email/fax”.

Configurazione Invio Automatico Esiti

Dal menù Analisi -> Configurazione -> Invio Automatico Esiti si può programmare un invio automatizzato degli esiti. Occorre semplicemente inserire nella tabella Orari Generazione Automatica tutti gli orari del giorno in cui si vuole inviare i risultati delle analisi. Agli orari stabiliti il programma effettua l’invio dei documenti secondo i criteri (vedi: Criteri di determinazione dei documenti da inviare) e la configurazione dei documenti impostata (vedi: Configurazione invio documenti). Il flag Invia da questo computer, se attivo, indica che per l’invio degli esiti deve essere utilizzata la configurazione attiva sul computer della posta elettronica (in Pannello di Controllo -> Posta Elettronica). Solitamente si usa un pc dedicato a questo scopo. Il campo E-mail Invio Log consente di specificare un indirizzo di posta elettronica a cui deve essere inviato un file di testo contenente l’elenco degli esiti inviati. Tale invio viene effettuato solo in caso di invio programmato e non in caso di invio manuale.

Esempi

Associare un destinatario ed inviare gli esiti delle analisi

Selezionare dal menù Analisi la voce Accettazione. Premere il pulsante Nuovo e creare una nuova commessa. Dalla barra degli strumenti selezionare il pulsante Destinatari. Se il destinatario è generico ed è già presente in Anagrafiche -> Destinatari selezionare nel box Tipo Destinatario l’ opzione Standard e nel campo Destinatario selezionare dall’ elenco il destinatario in oggetto, altrimenti se è specifico per la commessa scegliere l’ opzione Specifico e riportare i dati del destinatario necessari per l’ invio dei risultati delle analisi. In ogni modo è necessario configurare la tabella per l’invio. Nel nostro caso decidiamo di spedire via mail il rapporto di prova del campione via via che i parametri vengono validati ed infine quando l’ intero campione è in stato validato. Per fare questo sono state indicate le seguenti impostazioni.

A questo punto non rimane che avviare la funzione di invio degli esiti. Si può effettuare in due modi: