Procedura di Firma Elettronica per i Rapporti di Prova

Prima di procedere all’assegnazione dei firmatari alle compagnie o ai reparti è necessario abilitare gli utenti alla firma elettronica, per fare questo, dalla finestra di “Gestione Firmatari” (Menu: Gestione Programma > Gestione firmatari), premere il pulsante “Abilitazione utenti alla firma elettronica”; verrà mostrata una finestra che riporta un elenco di tutti gli utenti codificati nel programma. Per abilitare un utente premere il tasto freccia posto all’estrema sinistra della colonna “Certificato di firma” nella riga dell’utente. Viene richiesto di inserire una smart-card se non è già stata inserita dopodiché viene richiesto il codice pin per l’accesso alla carta. Se la carta contiene un solo certificato di firma questo viene associato automaticamente all’utente e l’operazione è conclusa, se invece in certificati sono più di uno viene fatto scegliere all’operatore quale usare. Per l’utente viene memorizzato l’alias del certificato di firma e il codice seriale della smart card in modo che sia impossibile per l’utente firmare con una smart card o con un certificato diverso da quello qui impostato.

Una volta eseguita questa operazione gli utenti a cui è stato assegnato un “Certificato di firma” diventano disponibili per l’assegnazione a compagnie e reparti.

Tramite questa funzione si decide quali utenti devono firmare per i vari reparti e compagnie codificate nel programma, la funzione è accessibile dal menu Gestione Programma > Gestione firmatari.

La finestra è divisa in due sezioni, la prima, sulla sinistra, è un elenco gerarchico che riporta tutte le compagnie codificate nel programma e per ognuna tutti i reparti della compagnia che prevedono la firma elettronica. La parte destra della finestra riporta l’elenco degli utenti abilitati alla firma per la compagnia o per il reparto correntemente selezionato nella parte sinistra della finestra.

Per aggiungere un reparto all’elenco di quelli per cui è prevista la firma, fare click col tasto destro del mouse sulla compagnia di cui il reparto fa parte e dal menu contestuale scegliere la voce “Aggiungi Reparto”; verrà mostrata una finestra che riporta l’elenco di tutti i reparti della compagnia che non prevedono la firma elettronica, facendo doppio-click su uno di questi, il reparto verrà abilitato alla firma e quindi riportato insieme agli altri nell’elenco gerarchico.

Per aggiungere un firmatario ad una compagnia o ad un reparto, fare click col tasto destro del mouse sulla compagnia o sul reparto desiderato e dal menu contestuale scegliere la voce “Aggiungi firmatario”; verrà mostrato un elenco di tutti gli utenti che sono stati abilitati alla firma elettronica (vedi, più sotto, “Abilitazione utenti alla firma elettronica”) sarà possibile sceglierne uno e quindi assegnarlo come firmatario alla compagnia o al reparto. Il primo utente che si assegna ad una compagnia o ad un reparto è quello predefinito (evidenziato in grassetto) i successivi sono firmatari sostituti, per modificare il firmatario predefinito fare click col tasto destro del mouse sul nome del firmatario (lista di destra) e dal menu contestuale scegliere la voce “Imposta Predefinito” per eliminare un firmatario scegliere invece la voce “Elimina Firmatario”. Si possono eliminare più firmatari contemporaneamente, selezionandoli tutti nella lista. Se viene eliminato il firmatario predefinito il programma imposta automaticamente come nuovo predefinito il primo utente della lista.

Tramite questa funzione (Menu: Gestione Programma > Calendario Eccezioni Firma) è possibile gestire periodi di ferie od assenze, impostando, per un certo reparto o compagnia (si escludono a vicenda) e periodo di tempo l’utente sostitutivo del predefinito, tra quelli abilitati per il reparto o compagnia.

Il programma tiene conto di queste eventuali eccezioni nella compilazione della lista dei firmatari dei campioni.

Al momento della validazione dei campioni viene generato l’elenco dei firmatari. In questo elenco sono compresi tutti i reparti del campione che prevedono la firma e la compagnia del cliente, per ognuna di queste voci viene anche memorizzato l’utente previsto per la firma. Tale utente è modificabile dalla finestra di “Gestione stato avanzamento campioni” (Vedi più sotto il paragrafo “Visualizzazione e modifica dello stato di firma dei campioni”, punto 4).

Nella finestra di firma elettronica l’utente, se abilitato alla firma, vede tutti i campioni che deve firmare. Procede alla firma semplicemente selezionando i campioni e premendo il tasto “Firma elettronica” nella barra degli strumenti. Il programma chiederà il PIN per accedere alla smart card, che deve essere presente nel lettore, e poi procede alla firma dei files. Se il codice seriale della carta non corrisponde a quello memorizzato per l’utente oppure nella carta non è presente il certificato di firma previsto il programma visualizzerà un avviso all’utente, interrompendo l’operazione.

I file .pdf viene generato al momento della firma del primo utente, le firme successive vengono aggiunte al file precedentemente generato.

E’ possibile configurare il percorso da utilizzare per il salvataggio dei file .pdf da Analisi > configurazione > Rapporti di Prova > Varie > Percorso salvataggio file PDF.

Nella finestra di “Gestione Stato Avanzamento Campioni” viene riportata, in basso a destra, una lista gerarchica che visualizza lo stato di firma del campione corrente. Per ogni campioni sono riportate tutte le versioni (la prima indicata come versione 0), per ogni versione vengono riportate tutte le firme necessarie al campione. Per le firme generali viene riportato il nome del firmatario, per le firme per reparto il codice del reparto stesso. Le firme che non sono state ancora eseguite sono evidenziate in grassetto, quelle già eseguite riportano la data di firma e, per quelle per reparto, anche il nome dell’utente che ha firmato. Oltre alle firme vengono anche elencati, se esistono, i file .pdf relativi a quella versione.

Se una versione risulta archiviata (vedi: Marca temporale e Archiviazione) accanto al numero di versione viene indicato “(Archiviato)” e i nomi file solo colorati in blu.

Emendamento. L’emendamento consiste nella creazione di una nuova versione del campione, il campione torna in stato “Validato”, viene rigenerato un nuovo elenco dei firmatari ma tutti i file .pdf relativi alle versioni precedenti vengono mantenuti. Questa funzione è disponibile per i campioni in stato “Stampato”. Quando si genera un emendamento viene richiesto all’operatore di scrivere una nota relativa all’operazione, la nota è liberamente imputabile dall’utente, per proporre una nota predefinita andare in Analisi > Configurazione > Rapporti di Prova > Varie e valorizzare il campo “Nota Emendamenti”.

Modifica interna: Consiste nel riportare indietro lo stato di un campione certificato (quindi già firmato) senza bisogno di creare una nuova versione. L’elenco dei firmatari viene rigenerato e i file pdf relativi alla versione corrente vengono eliminati. Questa funzione è disponibile per i campioni in stato “Stampato” o “Certificato”.

Entrambe queste funzioni sono sottoposte a privilegio. Tali privilegi si trovano nella funzione “Rapporti di prova” e si chiamano “modifica interna” e “emendamento”.

Cancellare l’ultima versione. Facendo click col tasto destro del mouse su un nodo che rappresenta una versione del campione si accede ad un menu contestuale che presenta una sola voce ‘elimina’ scegliendo la quale è possibile eliminare completamente la versione selezionata. Tale funzionalità è disponibile solo per l’ultima versione del campione ed è sottoposta a privilegio (Privilegio di cancellazione della funzione “Registro Rapporti e Firma Elettronica”).

Rigenerare l’elenco dei firmatari. Questa funzione è accessibile premendo il tasto “Rigenera elenco firmatari” nella barra degli strumenti; facendo questo tutte le firme apposte all’ultima versione del campione vengono azzerate, l’elenco dei firmatati viene ricostruito da zero ed è necessario procedere di nuovo a tutte le firme.

Modificare il firmatario di un reparto o di una compagnia per un campione. Questa funzione è disponibile solo se il campione non è stato ancora firmato da nessuno (e quindi non è ancora stato creato il pdf). Per modificare il firmatario per un reparto o per la compagnia di un campione fare click col tasto destro del mouse sul nome del firmatario e dal menu contestuale scegliere la voce “Modifica Firmatario” verrà proposto un elenco di tutti gli utenti che sono abilitati alla firma elettronica per il reparto o la compagnia, scegliendone uno, si effettuerà la modifica.

5.	Salvare su disco o inviare per e-mail il file .pdf firmato oppure anche il file .pdf privo di firme. Questa funzione è accessibile in vari modi:

a.	Premendo il tasto “Salva file su disco” nella barra degli strumenti; in questo viene richiesta una cartella in cui effettuare l’esportazione, in tale cartella vengono salvati tutti i file .pdf relativi al campione corrente. Questa funzione è disponibile anche nella finestra del Rapporto.

iii.	Salva archivio su disco: salva l’archivio zip in cui è contenuto il file assieme al relativo file di marca temporale su una cartella a scelta. Questa funzione è disponibile solo se il file risulta archiviato (vedi: Marca temporale e Archiviazione).

v.	Invia archivio per e-mail: crea un nuovo messaggio di posta elettronica con allegato l’archivio zip in cui è contenuto il file assieme al relativo file di marca temporale. Questa funzione è disponibile solo se il file risulta archiviato (vedi: Marca temporale e Archiviazione).

La vista gerarchica dello stato di firma dei campioni è accessibile anche dalla finestra del Foglio di lavoro e da quella di Certificazione.

Le funzioni di emendamento e modifica interna sono disponibili anche nella finestra di Firma Elettronica e Certificazione.

Visual Lims permette inoltre di associare ai documenti una marca temporale per consentirne l’archiviazione. La procedura archivia i documenti a blocchi, creando una sola marca per più documenti. Il programma crea un archivio zip di tutti i documenti da considerare e calcolerà la marca temporale per questo archivio. I file .zip verranno salvati in una directory diversa da quella dei pdf.

La procedura è accessibile dal menu Analisi > Archiviazione Sostitutiva e mostra un elenco dei campioni i cui relativi file .pdf non sono ancora stati archiviati. Sono visibili solo i campioni che hanno almeno una versione Stampata ma non Archiviata. L’utente può selezionare uno o più di questi campioni e procedere all’operazione. Verrà creato il file zip e il relativo file di marca temporale che avrà lo stesso nome del file zip con estensione tsr. Vengono archiviati solo i documenti .pdf di versioni che sono già state stampate/inviate.

Per utilizzare questa funzionalità è necessario configurare alcuni parametri, nella finestra di configurazione programma (Menu: Gestione Programma > Configurazione Programma):

Nella finestra di configurazione rapporti di Prova (Menu: Analisi > Configurazione > Rapporti di Prova > Varie) andiamo invece a compilare il campo:

Dalla ver. 1.8.0 è stata introdotta la possibilità di integrare la firma elettronica direttamente dentro il file .pdf dei rapporti di prova, senza generare il file .p7m. In questo modo i clienti che riceveranno i documenti firmati saranno in grado di leggerli e di visualizzare tutte le informazioni relative alle firme aprendo i file con un qualsiasi lettore di file pdf, e quindi senza bisogno di utilizzare un programma in grado di leggere i file .p7m.

Per poter utilizzare questa funzionalità è necessario installare un componente aggiuntivo. Visual Lims, al momento della firma, controlla che questo componente sia installato ed aggiornato all’ultima versione disponibile. Se così non fosse, viene richiesto all’utente di installare questo componente. Se l’utente risponde affermativamente il programma procederà a scaricare il componente dal sito di Info Team e ad avviare la procedura di installazione. Se l’utente risponde negativamente l’operazione di firma non potrà proseguire. L’installazione del componente richiede alcuni prerequisiti (MS .Net Framework 4.0) che se non sono già presenti nel computer dell’utente verranno automaticamente scaricati dal sito del produttore.

Nella finestra di Configurazione Programma è disponibile un comando per controllare manualmente che il componente sia installato ed aggiornato, basta cliccare sulla scritta in blu:

La procedura di firma rimarrà sostanzialmente identica, tranne le seguenti differenze:

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Al momento della firma potrebbe essere richiesto dal programma il certificato da usare per la firma. Il programma mostrerà una finestra di dialogo che elenca tutti i certificati presenti in quel momento nella macchina. L’utente dovrà scegliere quello opportuno dall’elenco e quindi cliccare sul tasto Ok per confermare.

Se quando si attiva la gestione della firma elettronica ci sono campioni in stato Validato è necessario rigenerare l’elenco dei firmatari per tali campioni dalla finestra di Gestione Stato Avanzamento Campioni.